Kasa fiskalna 2025: Kto jest zwolniony?

W Polsce, co do zasady, każda sprzedaż na rzecz osób prywatnych powinna być rejestrowana za pomocą kasy fiskalnej. Jednakże, ustawodawca przewidział szereg zwolnień, które pozwalają niektórym przedsiębiorcom uniknąć tego obowiązku. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które będzie aktualne w latach 2025-2027. Czy dotychczasowe zasady zwolnień z kas fiskalnych nadal obowiązują w 2025 roku? Kto może skorzystać ze zwolnienia i jakie warunki trzeba spełnić? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.

Zwolnienie przedmiotowe z kasy fiskalnej w 2025 roku

Rozporządzenie Ministra Finansów precyzuje, jakie czynności są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej w danym roku podatkowym, nie później niż do 31 grudnia 2027 r. W załączniku do rozporządzenia znajduje się szczegółowa lista aż 58 pozycji, obejmujących różnorodne towary i usługi.

Do najważniejszych czynności podlegających zwolnieniu przedmiotowemu z kasy fiskalnej do końca 2027 roku należą:

• Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub kurierem), pod warunkiem, że zapłata za towar jest w całości przekazywana na rachunek bankowy sprzedawcy lub rachunek w SKOK, a z dokumentacji jednoznacznie wynika, jakiej transakcji dotyczy płatność i dane nabywcy.
• Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli zapłata za usługę jest w całości realizowana za pośrednictwem banku, poczty lub SKOK na rachunek bankowy usługodawcy, a z ewidencji i dowodów zapłaty jasno wynika, jakiej usługi dotyczy płatność.
• Usługi pocztowe i kurierskie.
• Usługi w zakresie noclegów i usługi towarzyszące świadczone przez hotele, motele, pensjonaty i inne obiekty hotelowe – z wyjątkiem usług świadczonych przez obozowiska dla dzieci.
• Usługi telekomunikacyjne, zgodnie z art. 2 pkt 25a ustawy o VAT.
• Usługi finansowe i ubezpieczeniowe (PKWiU ex 64-66).
• Usługi w zakresie edukacji, z pewnymi wyłączeniami, takimi jak pozaszkolne formy edukacji sportowej, szkoły tańca i nauki jazdy.
• Dostawa towarów i świadczenie usług zaliczanych do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli transakcja jest w całości udokumentowana fakturą.
• Czynności notarialne.
• Dostawa nieruchomości.
• Wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeśli usługa jest udokumentowana fakturą lub zapłata jest realizowana w formie bezgotówkowej, z jasnym powiązaniem płatności z konkretną usługą i nabywcą.
• Usługi parkingu samochodów świadczone przez pracodawcę na rzecz pracowników.
• Dostawa towarów i świadczenie usług przez podatników korzystających ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113a ustawy o VAT.

Zwolnienie podmiotowe z kasy fiskalnej w 2025 roku

Oprócz zwolnień przedmiotowych, rozporządzenie przewiduje również zwolnienie podmiotowe. Zgodnie z § 3 rozporządzenia, z obowiązku posiadania kasy fiskalnej zwolnieni są przedsiębiorcy, których obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł. W przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie 2025 roku, limit ten jest ustalany proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.

Warto podkreślić, że zwolnienie podmiotowe nie dotyczy przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku podatkowym byli zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej lub przestali spełniać warunki do zwolnienia.

Przekroczenie limitu 20 000 zł skutkuje obowiązkiem zakupu kasy fiskalnej. Przedsiębiorca ma na to dwa miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony.

Przy obliczaniu limitu obrotu uwzględnia się cały obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Sprzedaż na rzecz firm nie jest brana pod uwagę przy ustalaniu limitu. Czynni podatnicy VAT obliczają limit obrotu w kwotach netto, natomiast nievatowcy – w kwotach brutto.

Kiedy zwolnienia z kasy fiskalnej nie obowiązują?

Istnieją pewne kategorie towarów i usług, których sprzedaż zawsze wymaga ewidencji na kasie fiskalnej, niezależnie od limitu obrotów czy formy płatności. § 4 rozporządzenia wskazuje szczegółowo te wyłączenia, które obowiązują od stycznia 2025 roku.

Do czynności bezwzględnie wymagających kasy fiskalnej należą m.in.:

• Dostawa: gazu płynnego, części do silników, silników do pojazdów i motocykli, nadwozi do pojazdów silnikowych, przyczep i naczep, kontenerów, części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego, części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (szczegółowa lista kodów CN w rozporządzeniu).
• Sprzedaż: komputerów, laptopów, tabletów i urządzeń peryferyjnych, konsol do gier, części do komputerów i konsol, wyrobów elektronicznych (telewizory, radia, telefony, smartfony, itp.), wyrobów optycznych, sprzętu fotograficznego, wyrobów z metali szlachetnych, nośników danych cyfrowych i analogowych.
• Sprzedaż: wyrobów przeznaczonych do użycia jako paliwa silnikowe, wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych (powyżej 1,2% alkoholu, oraz mieszanin piwa i napojów bezalkoholowych powyżej 0,5%), perfum i wód toaletowych, wyrobów przeznaczonych do palenia lub wdychania bez spalania, wyrobów zawierających alkohol etylowy o mocy powyżej 50% (nieprzeznaczonych do spożycia), węgla i paliw stałych z węgla.
• Sprzedaż towarów za pomocą urządzeń samoobsługowych przyjmujących płatność gotówką lub bezgotówkowo.
• Świadczenie usług: przewozów pasażerskich (z pewnymi wyjątkami), taksówek, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów (w tym opon), badań i przeglądów technicznych pojazdów, opieki medycznej (lekarzy i dentystów, z pewnymi wyjątkami), prawniczych (z pewnymi wyjątkami), doradztwa podatkowego, związanych z wyżywieniem (gastronomia stacjonarna i catering), fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, kulturalnych i rozrywkowych (wstęp na cyrki), związanych z rozrywką i rekreacją (wstęp do wesołych miasteczek, parków rozrywki, dyskotek), mycia i czyszczenia samochodów, parkingów samochodowych (samoobsługowych).

Obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej

Oprócz ewidencjonowania sprzedaży, na przedsiębiorcach korzystających z kas fiskalnych spoczywa również obowiązek regularnych przeglądów technicznych kasy fiskalnej. Zgodnie z przepisami, przegląd techniczny kasy fiskalnej należy przeprowadzać nie rzadziej niż co 2 lata. Termin ten liczy się od daty ostatniego przeglądu lub od daty fiskalizacji kasy w przypadku pierwszego przeglądu.

Dla kas fiskalnych używanych w taksówkach, przegląd musi być przeprowadzany częściej – nie rzadziej niż co 25 miesięcy lub w terminach legalizacji taksometru.

W przypadku wymiany modułu fiskalnego kasy, nowy dwuletni okres przeglądu liczy się od daty ponownej fiskalizacji po wymianie modułu.

Przegląd kasy fiskalnej a zawieszenie działalności

W okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku dokonywania przeglądu kasy fiskalnej, pod warunkiem, że w tym czasie nie prowadzi sprzedaży. Przegląd należy jednak przeprowadzić przed wznowieniem sprzedaży po zawieszeniu działalności.

Sankcje za brak przeglądu kasy fiskalnej

Niedopełnienie obowiązku przeglądu kasy fiskalnej w terminie wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Przede wszystkim, przedsiębiorca jest zobowiązany do zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej, jeśli taką ulgę otrzymał. Ponadto, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na przedsiębiorcę karę pieniężną w wysokości 300 zł za brak przeglądu.

Na czym polega przegląd kasy fiskalnej?

Przegląd techniczny kasy fiskalnej musi być wykonany przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących. Serwisant podczas przeglądu sprawdza m.in.:

• Stan i zgodność plomb kasy.
• Stan obudowy kasy.
• Czytelność drukowanych dokumentów.
• Wersję programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci.
• Poprawność działania kasy, w tym wystawiania dokumentów fiskalnych.
• Poprawność działania wyświetlacza dla nabywcy.
• Stan techniczny akumulatorów.
• Poprawność ustawień zegara kasy.

Po zakończeniu przeglądu, serwisant dokonuje wpisu do książki kasy, a w przypadku kas online, przegląd jest zapisywany w pamięci fiskalnej. Do książki kasy dołączane są również zalecenia pokontrolne i kopia dokumentu potwierdzającego przegląd.

Jakie PKD do klimatyzacji samochodowej?

Chociaż artykuł dotyczy kas fiskalnych, warto krótko wspomnieć o kodach PKD związanych z klimatyzacją, które pojawiły się w dostarczonym materiale. Dla firm zajmujących się klimatyzacją samochodową, odpowiednie kody PKD to m.in.:

• 43.22.Z – Wykonywanie instalacji wodno-kanalizacyjnych, grzewczych i klimatyzacyjnych (montaż systemów klimatyzacji, wentylacji i ogrzewania).
• 43.24.Z – Wykonywanie pozostałych instalacji budowlanych (montaż rekuperacji, pomp ciepła, systemów wentylacyjnych).
• 33.12.Z – Naprawa i konserwacja maszyn (serwis i naprawa klimatyzacji).
• 33.19.Z – Naprawa i konserwacja pozostałego sprzętu i wyposażenia (serwis przemysłowych systemów chłodniczych).

Wybór odpowiedniego kodu PKD jest istotny dla prawidłowej klasyfikacji działalności gospodarczej.

Przy jakich dochodach kasa fiskalna?

Jak już wspomniano, limit dochodu uprawniający do zwolnienia z kasy fiskalnej w 2025 roku wynosi 20 000 zł rocznie (proporcjonalnie dla firm rozpoczynających działalność w trakcie roku). Przekroczenie tego limitu obliguje do zakupu i stosowania kasy fiskalnej. Należy jednak pamiętać, że niektóre rodzaje działalności są bezwzględnie zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej, niezależnie od osiąganych dochodów.

Podsumowanie

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej w 2025 roku zależy od rodzaju prowadzonej działalności, osiąganych obrotów oraz formy płatności. Warto dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami i sprawdzić, czy Twoja firma może skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Pamiętaj również o obowiązku regularnych przeglądów technicznych kasy fiskalnej, aby uniknąć sankcji finansowych. W razie wątpliwości, warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami.

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Kasa fiskalna 2025: Kto jest zwolniony?, możesz odwiedzić kategorię HVAC.